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消費者庁が、2023年10月1日から施行する景品表示法の規制対象(通称:ステマ規制)にならないよう、配慮して記事を作成しています。もし問題のある表現がありましたら、問い合わせよりご連絡ください。

参考:令和5年10月1日からステルスマーケティングは景品表示法違反となります。 | 消費者庁

ドキュメントファイルで仕事・生活を最大効率化する

2021年6月7日

ドキュメントファイル

ドキュメントファイルとはじゃばら状の構造を持つ、書類を整理するファイルです。ポケット数が多く自立するタイプはドキュメントスタンドと呼ぶこともあります。

(デジタル保存しても)捨てられない紙の書類、大量すぎてデジタル保存しきれない書類・メモ、配布された紙の資料を一元管理できます。そして、書類を入れたままのドキュメントファイルを本棚に収納できます。

ドキュメントファイルの活用

ネタの整理

以下の商品はA4の資料を収容できる、24ポケットを持つ大容量ドキュメントスタンドです。同様の製品はたくさんのメーカーから出ています。自立型のものがよいでしょう。

私の場合は、1冊の本を執筆するためのネタになりそうな資料(手書きメモも含む)を1冊のドキュメントスタンドで管理します。保管する必要がなくなった資料は都度捨てます。その後、改訂版あるいは続編を執筆するという際には、改めてドキュメントスタンドから資料を探したり、新たに追加したりします。

点字ファイルの整理

かなり特殊な例ですが、私の場合は点訳した用紙も一時的にドキュメントファイルに入れることがあります。ドキュメントファイルの膨らみにより、点字の凸が潰れにくくなります。ただし、完ぺきとは言い切れないので、最終的には絶対に潰れないファイルケースで管理しなければなりません(特に誰かに手渡す際には、カバンの中で凸が潰れる恐れがあるため)。

書類の整理【細かく整理する人向け】

収納スペースがあり、整理対象の書類が分厚いのであれば、ファイルボックスも有効です。

自宅の作業部屋では、ナカバヤシ製のファイルボックス(なげこみBOX 8分類、フボI-F7)を利用しています。書類を放り込みやすい構造なので、届いた手紙、役所の書類、領収書などを保管しています。

活用例の1つとして、キュー構造を実現した整理術が挙げられます。具体的な方法を紹介します(図●)。8個のボックスの内一番左を今月、2番目を1ヶ月前、3番目を2ヶ月前、…とします(箱に「●月」という付箋を貼っておいてもよい)。書類は今月の箱に放り込みます。次の月になったら、一番右の箱を抜いて、箱全体を右にずらします。左側に空きスペースが出るので、抜いた箱をそこにセットします。空であればそのままセットして構いません。もし箱の中に書類が入っていれば、中身を整理して空にしてからセットします。整理において、要らないものは捨て、取っておくべきものは別の場所で管理するのです(例えば、レシート類であれば「●年●月」と記載した封筒に入れて、その封筒を「●年●●家」と記載したドキュメントボックスに放り込む)。こうした一連の動きを毎月繰り返します。

書類の整理【ざっくり整理したい人向け】

大きなボックスを用意して、1年を通して用いた書類を放り込むという方法です。コストをかけたくなければ段ボールや100均グッズでもよいでしょう。ただし、100均グッズではいつ販売中止になるかわかりません。

私を統一性を重視して、フェローズのバンカーズボックスを使っています。1年に1箱ずつ用意しています。

紙ヤスリを整理する